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Stufenschema zur Optimierung des Praxismanagements

Das Praxismanagement-Fehlfunktionssyndrom
Ein „krankes“ Praxismanagement, d. h. Fehljustierungen der Aktionsparameter, ist für niedergelassene Ärzte und ihre Teams nicht nur unternehmerisch schädigend, sondern wirkt sich auch auf die persönliche Befindlichkeit in Form von Stress, Ärger, Frustration bis hin zum Burn-Out aus. Dieses Praxismanagement-Fehlfunktionssyndrom (PFS) ist kein Einzelfall, sondern eine „Berufskrankheit“, unter der – in verschiedenen Ausprägungen – fast 2/3 der deutschen Arztpraxen leidet. 
Dabei ist nicht die Beseitigung der Fehlausrichtungen das zentrale Problem, denn die meisten Korrekturen könnten einfach und schnell von den Teams in Eigenregie durchgeführt werden. Gelingt das, sind die Folgen direkt spürbar: Produktivität, Arbeitsqualität, Patientenbindung und –gewinnung sowie Praxiserfolg verbessern sich ohne Zusatzkosten nachhaltig.
Die Herausforderung besteht vielmehr in der Identifizierung der Schwachstellen, da den meisten Medizinern die Kenntnisse bzw. die Zeit hierfür fehlen und ihnen die Unterstützung durch externe Berater häufig zu teuer ist. So sind € 1.000,– für eine rudimentäre Stärken-Schwächen-Analyse nicht selten, die Durchführung einfacher Patientenbefragungen wird im Durchschnitt mit ca. € 390,— berechnet. Der größte Kostenanteil – so beklagen die Ärzte – entfällt dabei gar nicht auf die eigentliche Analysetätigkeit, sondern auf die Präsenz der Berater.

Das Valetudo-Stufenschema© zur Praxismanagement-Therapie

Vor diesem Hintergrund wurde das Valetudo-Stufenschema© entwickelt, ein System, das unter Nutzung der Benchmarking-Technik Praxisteams, unabhängig von Fachrichtung und Praxisgröße, eine detaillierte Analyse ihrer Arbeitssituation ermöglicht und konkrete Handlungsoptimierungen liefert. Durch den Vergleich der Praxisgegebenheiten mit objektiven und repräsentativen Maßstäben (Best Practice- und Fachgruppen-Standard) entfällt die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters und die Untersuchungen können unkompliziert und vor allem kostengünstig ferndiagnostisch durchgeführt werden.

Erkenntnis-maximierende und kostenminimierende Flexibilität
Der Nutzen des Stufenschemas liegt in seiner einfachen Anwendbarkeit und der Berücksichtigung praxisindividueller Gegebenheiten: man beginnt mit einer Grund-Untersuchung und erweitert diese bedarfsorientiert auf eine Tiefenanalyse, um später die Auswirkungen von eingeleiteten Maßnahmen in Folgeanalysen überprüfen zu können. Der Stufenablauf ist ein in sich logisch aufgebautes System, das aber nicht zwangsläufig in dieser Form ablaufen muss. Liefert beispielsweise die Basisanalyse alle notwendigen Erkenntnisse, ist die Tiefenanalyse nur optional zu erwägen. 
Weitere Vorteile bestehen darin, dass die Analysen jederzeit ohne Vereinbarung eines Termins durchführbar sind und die praxisinternen Abläufe nicht behindert werden.

Wie das Stufenschema entstand
Ausgangspunkt der Entwicklung des Valetudo-Systems© war die Tatsache, dass die meisten Praxisberatungen aufgrund der unspezifischen Ausgangssituationen mit Hilfe von Checklisten durchgeführt werden. Doch hierfür ist die Anwesenheit eines Beraters in der Praxis nicht notwendig. Deshalb erhielten die Praxisteams zunächst die Checklisten per Post in Form adaptierter Analysebögen. Durch eine begleitende Vor-Ort-Validierung wurden die Inhalte der Unterlagen so lange angepasst, bis die Praxismanagement-Realität vollständig abbildbar war. Das zur Praxisbeschreibung verwendete Skalierungs-Verfahren ermöglicht es, mit Hilfe der Daten qualitative Benchmarking-Betriebsvergleiche durchzuführen.
Dieser Ansatz steigert überdies die Qualität der Untersuchungen, denn die Beratungspraxis zeigt, dass durch eine isolierte Bewertung der Ergebnisse von Unternehmensanalysen nur etwa die Hälfte des tatsächlich vorhandenen Optimierungspotentials identifiziert werden kann. Erst der Vergleich mit passenden objektiven Referenz-Größen, dem Benchmarking, die die aktuellen Marktverhältnisse und betriebswirtschaftlich anzustrebenden Zustände repräsentieren (doppeltes Benchmarking), ermöglicht eine vollständige Nutzung.

Die Analyse für jede Praxis
Verbunden mit modernster Datenerfassungs- und -auswertungs-Technik und abgewickelt über einen Online-Shop entstand eine Praxisanalyse-Form, die für jeden Praxisbetrieb problemlos umsetzbar und gleichzeitig erschwinglich ist. So entspricht der Valetudo Check-up©, die Tiefenanalyse, preislich dem Niveau eines durchschnittlichen Berater-Stundenhonorars. Doch Berater ersetzen soll das System nicht: ergibt sich aufgrund der ferndiagnostischen Einblick die Notwendigkeit einer externen Unterstützung bei Veränderungen, können in Frage kommende Experten exakt thematisch gebrieft werden. Das erleichtert Ärzten die Auswahl der Angebote und senkt die Kosten, da die Hilfe punktgenau anforderbar ist.

Die Bausteine des Valetudo-Stufenschema
Das Konzept besteht aus drei Analyse-Modulen:

Stufe 1: Stärken-Schwächen-Bestimmung mit dem Valetudo QuickCheck© „Best Practice-Praxismanagement“ (Grundanalyse)


Zunächst wirGeneral-Logod bei einem QuickCheck eine umfassende Anamnese der eingesetzten Instrumente, Verfahren und Verhaltensweisen des jeweils zu untersuchenden Praxismanagements durchgeführt. Die eingesetzten validierten Arzt-, MFA- und Patienten-Unterlagen sind unter Verwendung des erwähnten Ankreuzschemas schnell und ohne jedes Vorwissen ausfüllbar und ergeben eine 360-Grad-Sicht des Praxisgeschehens. In dieser ersten Stufe des Valetudo-Schemas werden diese Praxisangaben dann mit dem Best Practice-Standard der Praxisführung abgeglichen. Er beschreibt alle Regelungen, die ein nachhaltig erfolgreich funktionierendes Praxismanagement garantieren.
Der Valetudo QuickCheck© zeigt dann in Dashboard-Form auf einen Blick die Stärken und Schwächen der Praxismanagement-Aktionsbereiche und den damit verbundenen Handlungsbedarf.
Der QuickCheck ist außerdem gleichermaßen dafür konzipiert, präventiv von Praxisbetrieben eingesetzt zu werden, die akut keine Probleme beklagen, aber sicherstellen wollen, dass „unter der Oberfläche“ keine latenten Gefährdungen bestehen.
Welche Bedeutung diese Untersuchung hat, verdeutlichen zwei brisante Zahlen: in Arztpraxen werden – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur 53% der für ein reibungslos funktionierendes Praxismanagement notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt. Die hieraus resultierende Patientenzufriedenheit erfüllt lediglich 61% der Anforderungen und Wünsche. Und selbst in Betrieben, in denen die Teams akut keine Beeinträchtigung ihrer Arbeit verspüren, existieren häufig Risikofaktoren, die mittel- bis langfristig zu Problemen führen.
Der Valetudo QuickCheck© „Best Practice-Praxismanagement“ kostet 59,90

Stufe 2: Konkrete Praxisoptimierung mit Hilfe des Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ (Tiefenanalyse)
Werden aufgrVCPM-2und der Erkenntnisse aus der ersten Stufe detailliertere Informationen und vor allem ein Aktionsplan mit konkreten Handlungsempfehlungen benötigt, liefert ein Upgrade auf den Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ die notwendigen Hilfe. Praxisinhaber müssen – das war dem Praxisberater sehr wichtig – hierfür keine zusätzlichen Aktivitäten einsetzen, da die Anamnese-Informationen der ersten Stufe bereits alle notwendigen Informationen umfassen. Neben dem erwähnten Aktionsplan und einem zweiten Benchmarking-Abgleich der Praxis-Leistungsdaten mit dem Fachgruppen-Standard der Praxisführung beinhaltet der Check-up viele weiterführende Detail-Einblicke in die Qualität der Praxisarbeit und ein Optimeter, das die Veränderungsnotwendigkeiten indiziert

Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ kostet als Upgrade zu einem bereits durchgeführten Valetudo QuickCheck© € 112,65.
Wird der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ direkt – ohne vorherigen Einsatz des Valetudo QuickCheck© – eingesetzt, kostet er € 172,55.

Stufe 3: Monitoring der Praxisentwicklung mit Hilfe des Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ / Folgeanalys
Wurden aufgruVCPMnd der Check-up-Resultate und des Aktionsplans Veränderungen Veränderungen der Praxisführung eingeleitet, lassen sich ihre Auswirkungen in der dritten Stufe des Schema mit Hilfe von Folgeuntersuchungen beurteilen. Hinzu kommt: da sich die Umweltbedingungen für die Arbeit vo Arztpraxen ständig ändern (insbesondere die Patientenanforderungen) und Praxen sich deshalb kontinuierlich weiterentwickeln müssen, bietet die Wiederholung des Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ als Folgeanalyse auch die Möglichkeit eines Monitoring der Praxismanagement-Leistungsfähigkeit im Zeitablauf. Darüber hinaus ist es möglich, die Entwicklung der eigenen Aktivitäten in Relation zur Fachgruppe zu verfolgen, die den Marktstandard repräsentiert.
Auf diese Weise wird es niedergelassenen Ärzten auch möglich, die drei Erfolgsrezepte überdurchschnittlich erfolgreicher Unternehmen umzusetzen, indem sie
- fortschreitend die Ausgestaltung ihrer Arbeit mit den Anforderungen abgleichen,
- der „Verkrustung“ von Strukturen, Prozessen sowie Denk- und Verhaltensweisen entgegenwirken sowie 
- die Entstehung von „Betriebsblindheit“ und das „Ausruhen auf den Lorbeeren“ verhindern.
Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ / Folgeanalyse kostet € 172,55.

 

IFABS Stufenschema zur Optimierung des Praxismanagements