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Einfach Zeit sparen in der Arztpraxis (3): Freiräume durch System und Ordnung

12. Mai 2017
Einfach Zeit sparen in der Arztpraxis (3): Freiräume durch System und Ordnung IFABS Thill

Der Wunsch vieler Praxisteams nach mehr Zeit bleibt in den häufigsten Fällen unerfüllt. Dabei lassen sich durch einfache Veränderungen von Strukturen, Prozessen und Verhaltensweisen substantielle Freiräume schaffen. Diese Serie gibt einen Überblick der Möglichkeiten.

Über diese Tipps

Zeit ist der kritische Faktor der Praxisarbeit

Die Klage über mangelnde Zeit und akuten „Zeitstress“ steht heute ganz oben in der „Leidens-Hitliste“ vieler niedergelassener Ärzte und ihrer Mitarbeiterinnen. Aber auch Situationen, in denen diese „Schmerzgrenze“ noch nicht überschritten ist, können für Praxisteams Anlass sein, über Verbesserungen der Effizienz nachzudenken.

Die Haupt-Ursache sind interne Fehljustierungen

Praxisanalysen zeigen: für die geschilderte Problemlage sind vor allem ein falsch eingerichtetes Zeitmanagement und eine unzureichend auf den ärztlichen Arbeitsrhythmus abgestimmte Praxisorganisation verantwortlich. Beide Bereiche haben damit auch für die Effizienz-Steigerung eine zentrale Bedeutung. Die spürbaren Folgen von „Fehljustierungen“ sind fatal: Hektik, Frustration und Demotivation bis hin zum Burn-out. Gleichzeitig entwickelt sich aus diesen Phänomenen eine Negativspirale, denn auf Dauer geraten auch Medizinische Fachangestellte und Patienten in den Abwärts-Sog dieser Situation, ergänzt um eine deutliche Reduktion der Arbeitseffizienz und Produktivität.

Doch das muss nicht so sein!

Die Tipps dieser Serie bieten konkrete Hilfestellung, derartigen Konstellationen präventiv zu begegnen oder sie zu beseitigen. Sie entstammen den Resultaten aus Valetudo Check-up©-Praxisanalysen und haben sich im Praxisalltag bereits vielfach bewährt.


Tipp: Freiräume durch Ordnung

„Hast Du die Unterlagen von Frau D. gesehen?“ oder: „Weiß jemand zufällig, wo das Ultraschall-Gel ist?“ Arztpraxen, in denen derartige Fragen häufig gestellt werden, besitzen ein enormes zeitliches Einsparpotenzial. In Betrieben mit geringem EDV-Einsatz kommt es zu durchschnittlich 160 Suchstunden pro Medizinischer Fachangestellten pro Jahr. Grundsätzlich lassen sich Suchzeiten durch folgende Regelungen minimieren.
(1) Für Unterlagen und Geräte werden feste Aufbewahrungsorte festgelegt und die Regel vereinbart, dass alles nach Benutzung grundsätzlich immer wieder an den Ort zurückgebracht wird, von dem es entnommen wurde.

(2)  Werden Unterlagen länger entnommen, ist ein Platzhalter einzufügen, auf dem vermerkt wird, wann die Unterlage von wem entnommen wurde. Die optimale Lösung: eine Mitarbeiterin wird zur „Ablage-Beauftragten“ und ist sowohl für die Pflege des Systems als auch für die Einhaltung der Disziplin verantwortlich.
(3) Die Definition standardisierter Arbeitsabläufe hilft, auch bei Unterbrechungen der Arbeit wieder schnell an den aktuellen Stand anzuknüpfen.
(4) Unterlagen und Dateien müssen eindeutig und durchgängig gekennzeichnet werden. So werden Verwechslungen oder langwieriges Nachschlagen bzw. Öffnen vermieden.
(5) Das gesamte Team sollte stringent, nach bestimmten, allen bekannten Regeln und Prioritäten handeln. Nur wenn alle wissen, was wichtig und was weniger dringend ist, wird das Arbeitspensum weitgehend synchron erledigt.
(6) Es ist empfehlenswert, einen Arbeitsgang – soweit möglich – erst zu Ende zu führen, ehe ein neue begonnen wird. Zum Tagesende müssen alle Arbeiten, die zu erledigen waren, abgeschlossen sein, so dass nichts Unerledigtes liegen bleibt.
(7) Häufige und intensive Information und Kommunikation untereinander sind ein Muss. Je größer die Informationstransparenz ist, desto weniger muss nachgefragt und gesucht werden.

30 Minuten Ihrer Zeit für die Optimierung Ihres Selbst- und Praxismanagements

Es existiert eine Vielzahl von Ansätzen, die Effizienz der Praxisarbeit zu erhöhen und hierdurch Zeit einzusparen, den Arbeitsdruck zu reduzieren, die Patientenversorgung zu intensivieren und damit insgesamt den Praxiserfolg zu erhöhen. Der Valetudo Check-up © „Ganzheitliches Zeitmanagement“, eine seit zehn Jahren bewährte und validierte Benchmarking-Praxisanalyse, bietet Ihnen die Möglichkeit, die Vollständigkeit ihrer Umsetzung in Ihrem Betrieb zu überprüfen. Das erfolgt komfortabel mit einem Ferndiagnose-Verfahren, ohne dass ein Vor-Ort-Berater benötigt wird.
Ihre Investition sind 30 Minuten Ihrer Zeit, zzgl. 20 Minuten Ihrer Mitarbeiterinnen und zwei Minuten für jeden der bis zu 100 in die Untersuchung einbeziehbaren Patienten. Das Resultat sind sofort umsetzbare Verbesserungsansätze. Wie das im Detail funktioniert, ist hier detailliert beschrieben…

Ergänzend hilfreich

ist das E-Book „Der einfache Weg zu perfekter Organisation in der Arztpraxis“. Zum Inhalts-Verzeichnis… 



©Klaus-Dieter Thill / IFABS

Diesen Beitrag zitieren

Thill, Klaus-Dieter: Einfach Zeit sparen in der Arztpraxis (3) – Freiräume durch System und Ordnung, BENCHMARK!, (Publikations-Datum des Beitrags)

Bildnachweis

© IFABS Photo-Edition, erhältlich bei EYEEM und GETTY IMAGES


IFABS TeleConsulting-Shop Thill


 

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One Comment
  1. Wieder mal ein sehr interessanter Beitrag. Danke

    Gefällt mir

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