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Der Zeitmanagement-Check in Arztpraxen: Mediziner setzen sich vor allem durch einen falschen Umgang mit der Zeit unter Druck

8. Mai 2017

Der Mangel an Zeit ist für viele niedergelassene Ärzte ein beeinträchtigender Engpass-Faktor, der täglich Hektik, Stress und Demotivation verursacht. Ihre Ursachenanalyse konzentriert sich dabei auf externe Einflüssen. Doch eine aktuelle Exploration zeigt, dass diese Situation in den meisten Fällen durch einen falschen Umgang der Mediziner mit der ihnen zur Verfügung stehenden Arbeitszeit verursacht wird. Ein ganzheitliches Zeitmanagement kann jedoch entlastende Abhilfe schaffen.

Der Arzt unter Zeitdruck

Täglich stellen sich tausende niedergelassene Ärzte aller Fachrichtungen die Frage, wo ihre Zeit geblieben ist, denn die Sprechstunde nähert sich dem Ende, aber noch immer ist das Wartezimmer nicht leer und unerledigte Vorgänge warten auf ihre Bearbeitung. In den meisten Praxisbetrieben ist diese Situation kein Einzelfall, sondern durchgängige Arbeitsrealität, die zu Hektik, Stress und Demotivation führt. Erfolgen keine Gegenmaßnahmen, überträgt sich die belastete Grundhaltung der Praxisinhaber auch auf ihre Teams und Patienten. Vor allem eine ausufernde Bürokratie, ein zu großes Patientenaufkommen und wachsende Ansprüche der Praxisbesucher werden hierfür verantwortlich gemacht.

Eine Exploration lenkt den Fokus auf das persönliche Zeitmanagement der Mediziner / Erkenntnis 1

Eine Meta-Analyse der Resultate aus 1.200 zufällig ausgewählten Praxisanalysen (Methode: Valetudo Check-up „Praxismanagement“) in allen Fachgruppen zeigt jedoch: Praxisinhaber nutzen kaum die klassischen Zeitmanagement-Techniken und verschwenden dadurch immense Zeit:
– eine Planung mit Zielen realisieren beispielsweise nur 26,3%,
– die Prioritäten-Bildung für Aufgaben ist bei 28,8% der Praxisinhaber Realität,
– lediglich 34,3% geben an, konsequent alle nichtärztlichen Aktivitäten zu delegieren,
– eine Bündelung von Arbeiten in Zeitblöcken findet sich in 41,1% der Praxen,
– eine durchgängige Störungs-Vermeidung während der Konsultationen stellen 48,2% sicher.
Wie groß die konkret messbare Zeitverschwendung hierdurch ist, zeigen vier Beispiele aus Organisations-Analysen:

Beispiel 1: Tresen-Tourismus

Besonders das Zeitmanagement-Prinzip „Delegation“ spart Ärzten viel Zeit. Doch eine Vielzahl kommt während ihres Arbeitstages durchschnittlich 34mal persönlich an den Empfang, um Unterlagen dorthin zu bringen oder von dort zu holen. Bei im Mittel 89 Sekunden Aufenthaltszeit ergibt sich ein täglicher Zeitverlust von 50 Minuten, in der Woche von gut vier Stunden.

Beispiel 2: Aktivitäten-Bündelung

Je öfter die gleiche Tätigkeit fortgesetzt hintereinander erledigt wird, desto schneller und leichter ist sie umsetzbar. Werden Befundberichte nicht zwischendurch, wann immer sich die Gelegenheit bietet, sondern möglichst in einem Arbeitsblock nacheinander erstellt, kann etwa die Hälfte der Zeit gegenüber einem Wechsel aus Unterbrechung und Neubeginn eingespart werden. Doch diese Regel berücksichtigen nur die wenigsten. Für sie kommt noch hinzu, dass bei einer unterbrochenen Arbeitsweise die Vorbereitung und Konzentration auf die folgenden Patientenkontakte geringer ausfällt und diese dadurch länger dauern, eine zweite Zeitverschwendung.

Beispiel 3: Die morgendliche Kurzbesprechung

Eine etwa zehn Minuten dauernde Kurzbesprechung vor Sprechstundenbeginn erspart durchschnittlich vierzig Minuten für die ohne ihre Durchführung anfallenden Einzel-Klärungen im Laufe des Tages. Hieraus resultiert damit eine Netto-Ersparnis von einer halben Stunde.

Beispiel 4: Private Nutzung mobiler Endgeräte

Auch Ärzte nutzen Smartphones und Tablets in ihren Praxen. Solange es darum geht, medizinische Fragestellungen zu klären, ist das ein äußerst produktives und zeitsparendes Vorgehen. Es gibt allerdings auch Ärzte, die ihr Endgerät intensiv für Privates einsetzen. Diese „Power-User“ nutzen im Durchschnitt 58 Mal pro Tag ihre Geräte während der Sprechstundenzeiten und verwenden hierbei je Vorgang im Mittel 83 Sekunden. Insgesamt summiert sich diese Aktivität dann auf mehr als eine Stunde pro Tag. Von der Ablenkung und fehlender Konzentration einmal abgesehen fehlt ihnen diese Zeit für ihre Patienten- und praxisbezogene Arbeit.

Erkenntnis 2: Ärzte benötigen ein ganzheitliches Praxismanagement

Diesen Erkenntnissen zufolge müssten Ärzte, die professionell die Techniken des Zeitmanagements einsetzen, einen deutlich entspannteren Arbeitsalltag haben. Doch die Analyse zeigt auch, dass ein professionelles persönliches Zeitmanagement noch kein Garant für weniger Zeitdruck ist. Vielmehr kommt es darauf an, auch das Praxismanagement zu optimieren. Erst ein ganzheitliches Zeitmanagement, das beide Aspekte verbindet, ist eine nachhaltig wirksame Optimierungs-Lösung.

Ein ganzheitliches Feintuning eliminiert Zeitstress

So kann ein Praxisinhaber natürlich z. B. versuchen, konsequent zu delegieren, doch wenn die Relation aus der Anzahl der in der Praxis arbeitenden Medizinischen Fachangestellten und dem Aufkommen täglicher Praxisbesucher nicht abgestimmt ist, besteht gar keine Möglichkeit hierzu. Sind persönliches Zeitmanagement und Praxismanagement feinjustiert und koordiniert, wird fast automatisch permanenter Zeitstress vermieden. Diese Situation fand sich in knapp einem Drittel der untersuchten Praxisbetriebe.

Weiterführende Informationen und Hilfestellungen zum Thema

Der Valetudo Check-up© „Ganzheitliches Zeitmanagement“ ist eine ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters umsetzbare, validierte Zeitmanagement-Fernanalyse. Sie ist darauf ausgerichtet,
– Defizit- bzw. Risikobereiche des Zeit- und Praxismanagements zu identifizieren und
– Optimierungsmöglichkeiten für zeitliche Freiräume aufzuzeigen.
Der Valetudo Check-up© eignet sich auch für Praxisinhaber, die bislang keinen Zeitdruck empfinden, denn erfahrungsgemäß verfügen ihre Praxen ebenso über ungenutzte Reserven oder über Fehljustierungen, die erst mittelfristig zu Problemen führen können.
Zur Leistung-Übersicht…

Valetudo_Check-up_Ganzheitliches_Zeitmanagement

©Klaus-Dieter Thill / IFABS

Diesen Beitrag zitieren

Thill, Klaus-Dieter: Der Zeitmanagement-Check in Arztpraxen – Mediziner setzen sich vor allem durch einen falschen Umgang mit der Zeit unter Druck , BENCHMARK!, (Publikations-Datum des Beitrags)

Bildnachweis

© IFABS Photo-Edition, erhältlich bei EYEEM und GETTY IMAGES


IFABS TeleConsulting-Shop Thill


 

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