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Professionelles Change Management für Arztpraxen: Der Eigen-Fremdbild-Abgleich als Initialzündung

8. November 2016

Bewertungs-Diskrepanzen
Ein immer wieder auffälliges Ergebnis der Auswertung von Valetudo Check-up© „Praxismanagement“-Analysen ist nicht nur die Abweichungen der Einschätzungen von Ärzten und Medizinischen Fachangestellten zur Erfüllung der Patientenanforderungen (Medizin, Betreuung, Service, Ambiente) sondern auch, wie weit beide Gruppen gleichzeitig von der Realität entfernt sind.
Die Mediziner liegen hierbei am weitesten im Überschätzungs-Bereich der Betreuungsqualität, meist über 80% (Optimum: 100%), die Mitarbeiterinnen sind etwas zurückhaltender, aber bei Werten ab 70% immer noch zu weit von einer realistischen Annäherung an das tatsächliche repräsentative Durchschnittsniveau, ermittelt aus mehr als 7.000 Analysen, entfernt, das bei 61% angesiedelt ist.
Der verstellte Blick
Für die Teams, die eine Valetudo-Untersuchung durchgeführt haben und ein solches Resultat erhalten, sind diese Diskrepanzen zunächst irritierend, doch sie erklären sich schnell, umfassend und verständlich durch die weiteren ergänzenden Informationen der Praxis-Expertise. Der Kampf mit unzureichend strukturierten Abläufen und die unsystematische Feedback-Ermittlung sind nur zwei Aspekte. Derartige Konstellationen bedeuten jedoch nicht, dass die medizinische Versorgung schlecht ist, sondern dass man sich (a) untereinander und (b) gemeinsam im Hinblick auf die Patientenwünsche partiell neu und professionell organisiert orientieren sollte.
Change Management-Startfunktion
Die Rückmeldungen zum Check-up und speziell zu diesem Analyse-Spot sowie die Resultate der Folgeuntersuchungen zeigen, dass die Erkenntnisse ein hohes Aktivierungs-Potenzial besitzen. Sie tragen dazu bei, die vielfach eingefahrene und etablierte Sichtweise der eigenen Tätigkeit und ihrer Wirkung auf die Patienten kritisch zu hinterfragen und damit den Start in ein Change Management der Praxisarbeit zu legen. Der Auswertungsbericht benennt die hierzu benötigten Ansatzpunkte, die praxisindividuell zu berücksichtigen und konkret zu verändern sind.

© Klaus-Dieter Thill / IFABS

Jetzt die Weichen für den Erfolg 2017 stellen: Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“

Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ IFABS Thill

1 Was ist der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“?
Die ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters umsetzbare Fern-Analyse des Instituts für betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Strategie-Entwicklung (IFABS) ist nach mehr als zehnjähriger Anwendung ein fester Bestandteil des betriebswirtschaftlichen Instrumentariums zur Untersuchung und Optimierung der Qualität des Praxismanagements niedergelassener Ärzte. Ihre Merkmale:
– 30 – 20 – 2: geringe Screening-Bogen-Bearbeitungszeiten (Minuten) für Arzt / Ärzte, MFA und Patienten
– > 7.000 Praxisbetriebe von Kollegen und ihre Praxismanagement-Beschreibungen als Benchmarking-Basis
– Ø 38 ableitbare Verbesserungsvorschläge je Praxis.
Das Leistungspaket dieser Benchmarking-Praxisanalyse beinhaltet
– die Bereitstellung der Analysebögen (Arzt, MFA und Patienten),
– die Auswertung der eingeschickten Fragebögen,
– den Benchmarking-Vergleich der Praxisdaten mit dem Best Practice- und dem Fachgruppen-Standard sowie
– eine Praxis-Expertise mit allen Auswertungen und konkreten Optimierungsvorschlägen für das Praxismanagement (im Mittel sind 38 Ansätze identifizierbar).
2 Warum ist sein Einsatz notwendig und hilfreich?
In deutschen Arztpraxen werden durchschnittlich nur 53% der für ein reibungslos funktionierendes Praxismanagement notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt. Die hieraus resultierende Patientenzufriedenheit erfüllt lediglich 61% der Anforderungen und Wünsche. Diesem negativen Zustand steht eine positive Option gegenüber: sind die Defizite und Schwachstellen erst einmal identifiziert, können sie zum größten Teil in Eigenregie beseitigt werden. Die Folgen: Produktivität, Arbeitsqualität, Patientenbindung und -gewinnung sowie Praxiserfolg verbessern sich nachhaltig.
3 Was untersucht der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“?
Der validierte Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ ist vor diesem Hintergrund darauf ausgerichtet, Defizit- bzw. Risikobereiche der Praxisführung zu identifizieren und Optimierungsmöglichkeiten für eine nachhaltige Praxisführung aufzuzeigen. Der Check-up eignet sich auch für Praxisbetriebe, in denen Ärzte und Mitarbeiterinnen bislang keinen Problemdruck empfinden, denn erfahrungsgemäß verfügen diese Praxen ebenso über ungenutzte Praxismanagement-Reserven oder über Fehljustierungen, die erst mittelfristig zu Problemen führen.
4 Wie funktioniert die Analyse?
Mit Hilfe dieser für alle Fachrichtungen, Praxisformen und –größen geeigneten, Screening-Bogen-gestützten 360-Grad-Benchmarking-Analyse werden die in Ihrer Praxis umgesetzten Regelungen und eingesetzten Instrumente aller relevanten Praxismanagement-Aktionsbereiche untersucht, ergänzt eine umfassende Bestimmung der Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit sowie der Weiterempfehlungsbereitschaft.
5 Wie profitiert der Anwender?
Diese Benchmarking-Praxisanalyse
– zeigt dem Anwender, wo eine Praxis „steht“ (betriebswirtschaftliche Positionsbestimmung, qualitativer Betriebsvergleich),
– er erfährt, inwieweit die Praxisarbeit geeignet ist, seine Praxis-Strategie zielgerichtet umzusetzen,
– identifiziert Fehljustierungen des Praxismanagements, die zu einer Beeinträchtigung des Arbeitsalltags und zu unzufriedenen Patienten führen,
– überprüft die Vollständigkeit aller für einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb eingesetzten Regelungen, Instrumente und Verfahrensweisen,
– screent alle konkreten Optimierungsansätzen zur Erfolgssteigerung, im Mittel insgesamt 38,
– die Resultate (z. B. Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheits-Befragungen) können für die Qualitätsmanagement-Arbeit verwendet werden.
6 Worin bestehen die Benchmarking-Vergleiche?
Die Praxisdaten werden den repräsentativen Ergebnissen, die Praxisbetriebe Ihrer Fachgruppe durchschnittlich erreichen (Fachgruppen-Benchmarking) gegenübergestellt. Parallel erfolgt ein Abgleich mit dem Best Practice-Standard.
Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ ist damit der einzige repräsentative qualitative Betriebsvergleich in Deutschland.
7 Mit welchen Analyse-Modulen arbeitet das System?
Der Valetudo Check-up „Praxismanagement“ besteht aus den Analyse-Modulen „Arzt / Ärzte“ (20 Seiten), „Medizinische Fachangestellte“ (6 Seiten) und „Patienten“ (2 Seiten).
8 Woraus besteht das Leistungspaket im Detail?
(8.1) Bereitstellung der Analyseunterlagen (Kopiervorlagen) und einer Anleitung im PDF-Format
(8.2) Erfassung der Daten aus den eingehenden ausgefüllten Fragebögen
(8.3) Datenauswertung inkl. Benchmarking-Vergleich
(8.4) Erstellung eines Ergebnisberichts mit folgenden Inhalten:
– das repräsentative Fachgruppen- und Best Practice-Benchmarking des Praxis-, IGeL- und Führungsmanagements sowie der Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit
– die Bestimmung der Patienten-Weiterempfehlungsbereitschaft
– die Analyse des Patient Experience Designs
– die MFA-Bewertung der Praxisorganisation und der Teamharmonie
– den Vergleich der eingesetzten Führungsinstrumente mit der erzielten Führungswirkung
– die Auflistung und Systematisierung der Freitext-Angaben aus den MFA- und Patientenbögen
– das Optimeter zur Identifizierung der Aktionsbereiche mir bislang inaktiven Optimierungsmöglichkeiten
– die Tripel-Zufriedenheitsbilanz zur Bestimmung des Praxiserfolgs
– die Bestimmung des Praxistyps aus der Gegenüberstellung von Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit
– die Beurteilung des Praxismanagement-Leistungspotenzials und seines Beitrags zum Erreichen der Praxis-Strategie (Praxismanagement-Healthscore)
– ein Zertifikat über die erreichte Benchmarking-Qualitätsklassifizierung.
– den Wartezimmeraushang „Die Ergebnisse unserer Patientenzufriedenheits-Befragung“
(8.5) Versand des Berichts (ca. 40 Seiten) im PDF-Format per E-Mail

Zur Kurz-Präsentation und zum Unterlagen Download…

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